Logiciel entretiens individuels et professionnels : tout savoir sur l’intérêt de la digitalisation

Un logiciel entretiens individuels et professionnels est fort utile pour un service RH dans sa gestion des campagnes d’entretiens. Un SIRH entretien permet des gains de temps considérables et élimine également des tâches administratives et chronophages. Tout savoir en détail dans cet article.

1. Qu’est-ce qu’un Entretien Individuel d’Evaluation ?

L’Entretien Individuel d’Evaluation (ou dit aussi Entretien Annuel ou Entretien de Progrès ou Entretien de Performance) est :

• d’une part un acte de communication et de management
• d’autre part un outil de GRH riche en informations pertinentes pour la Direction RH et la Direction Générale d’une entreprise

L’Entretien Individuel d’Evaluation est centré sur l’emploi et le résultat opérationnel, il concerne l’apport du collaborateur à son entreprise.

 a) Un acte de communication

Il constitue un acte de communication d’abord, parce qu’il s’agit de moments privilégiés, d’échanges francs et directs entre managers et collaborateurs, ensuite parce qu’il se traduit concrètement, par des négociations, des concertations et des validations de certains engagements mutuels (objectifs et moyens). Enfin il se traduit aussi par des confirmations ou infirmations de certaines appréciations ou évaluations.

b) Acte de management d’autre part

Il constitue en outre un acte de management parce qu’il permet de formaliser un contrat d’engagement entre managers et collaborateurs. L’Entretien Individuel d’Evaluation a pour but de manager, encadrer et motiver pour atteindre la performance souhaitée.

c) Un outil de GRH

Dans l’ensemble, il est un vrai outil de GRH (au même titre que l’entretien professionnel) qui offre une multitude d’informations riches et pertinentes pour la Direction RH et la Direction Générale : l’évaluation des performances par rapport à la tenue optimale du poste, et l’atteinte des résultats ou indicateurs de performances (en d’autres termes les exigences hiérarchiques).

d) Ses buts

Premièrement, il a pour but d’apprécier les résultats au regard des missions de la période écoulée dans un premier temps. Deuxièmement, on peut ajouter également le but de fixer des objectifs à atteindre au collaborateur pour une nouvelle période déterminée (en fonction de l’ensemble des priorités, des connaissances, de l’expérience et des comportements et aptitudes). Pour conclure, il permet enfin d’élaborer un plan de progrès pour cette même période dans un second temps.

e) Le cadre

L’Entretien Individuel d’Evaluation est à l’initiative de l’employeur. Mentionnons qu’un salarié ne peut en aucun cas refuser d’y participer. L’employeur tient de son pouvoir de direction, le droit d’évaluer ses collaborateurs.

f) De quoi parle-t-on lors d’un Entretien Individuel d’Evaluation

a) Du point de vue du collaborateur :

• S’exprimer sur son travail,
• Avoir le regard de son manager sur ses compétences à développer et les moyens à mettre en œuvre pour progresser,
• Avoir un retour sur son travail,
• Exprimer ses souhaits d’évolutions et/ou mobilités,
• Examiner sur la base de faits objectifs, ses satisfactions et insatisfactions

b) Du point de vue du manager :

• Réaliser un bilan formel des activités accomplies et des résultats obtenus sur une période donnée dans le cadre d’une fonction et avec des moyens donnés,
• Évaluer les performances et résultats du collaborateur afin de mieux l’accompagner,
• Exprimer sur la base de faits objectifs, ses satisfactions et insatisfactions,
• Définir de nouveaux objectifs et un plan d’action pour l’année à venir,
• Faire évoluer les collaborateurs de son équipe.

g) Résumé : les Finalités visées de l’Entretien Individuel d’Evaluation

1. Renforcer l’acceptation de la vision du professionnalisme à atteindre,
2. Provoquer les bonnes prises de conscience chez le collaborateur évalué,
3. Aider à développer encore davantage les points forts,
4. Aider à transformer les axes de progression en points forts durables,
5. Susciter les bons engagements dans la réalisation des plans d’action,
6. Renforcer la synergie de collaboration avec le manager.

2. Qu’est-ce qu’un Entretien Professionnel ?

L’entretien professionnel initialement défini dans l’accord interprofessionnel du 5 décembre 2003 est désormais intégré dans le code du travail par la loi du 5 mars 2014. Distinct de l’entretien d’évaluation, il devra être systématiquement proposé, sous peine de sanctions. En effet, il offre un nouvel espace de dialogue et vise à répondre conjointement aux besoins du salarié et de l’entreprise pour leurs évolutions respectives.

a) Pour qui ?

Tous les salariés doivent obligatoirement bénéficier, tous les 2 ans, d’un entretien professionnel et cela dans toutes les entreprises quelle que soit leur taille. Il devra également être proposé au salarié qui reprend son activité à l’issue de certains congés (congé de maternité ou d’adoption ainsi qu’un congé parental, etc.), d’un arrêt longue maladie de même qu’à l’issue d’un mandat syndical.

b) Quels objectifs ?

L’entretien professionnel a pour objet d’envisager, avec le salarié, ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Cet entretien doit donc avoir pour but de faire le point sur le parcours professionnel du salarié, et d’envisager les évolutions possibles et les moyens de formation associés. Il permet également de remplir l’obligation de tout employeur de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi (autrement dit « maintien de l’employabilité »).

 c) Comment ?

Depuis le 7 mars 2014, un salarié doit être informé, dès son embauche, qu’il bénéficie, tous les deux ans, d’un entretien professionnel avec son employeur. L’employeur doit réaliser les entretiens professionnels, au minimum, une fois tous les deux ans. Il doit donner lieu à la rédaction d’un document écrit dont une copie est remise au salarié. Pour pouvoir démontrer qu’il a respecté son obligation en la matière, l’employeur doit formaliser cette rencontre, notamment en demandant au salarié de contresigner le document. Tous les six ans, cet entretien devra permettre à l’employeur de faire, avec chaque salarié, un “état des lieux récapitulatif” de son parcours professionnel dans l’entreprise. En résumé l’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Tableau comparatif des étapes entre un Entretien Individuel d’Evaluation et d’un Entretien Professionnel

3. Trucs et astuces pour mener les entretiens avec son équipe

a) La Communication Non Verbale et le relationnel

La CNV comprend : le territoire, les codes tribaux, la posture globale, la gestuelle, le look, les expressions du visage (le sourire est un geste de communication par exemple).

b) Au niveau des gestes

Adoptez une attitude corporelle ouverte. Faites des gestes ouverts. Les gestes ont une fonction supérieure au message. Il y a des gestes d’indication (gauche, droite), des gestes autocentrés (toucher son corps, ses lunettes), des gestes descriptifs (forme, taille), des gestes rythmiques (accompagne le rythme et le débit de la voix), des gestes expressifs (hochement de tête), etc…

 c) Au niveau du visage

Adoptez un visage souriant, expressif, ni signes de fatigue, ni d’exaspération, ni d’impatience…

d) Comment bien accueillir son collaborateur

La manière d’accueillir le collaborateur conditionnera la suite, on met son collaborateur dans de bonnes dispositions dès le début ce qui évitera des comportements problématiques par après.

e) La Théorie des trois 20 : Les 20 1^ères secondes – Les 20 1^ers mots – Les 20 1^ers gestes

• Les 20 premières secondes : on est vu (sourire, visage, habits, regard, haleine, parfum). On est vu avant d’être entendu.
• 20 premiers mots que l’on dit (mots, intonation, citation, anecdote, amical, humour)
• 20 premiers gestes les pas que l’on fait (postures, gestes, attitudes, poignée de main)

Soyons bons au début, phrase d’accroche par le biais : d’une anecdote, d’une citation, d’un paradoxe, d’un défi, d’une expérience commune, d’une question, d’une métaphore… Il faut créer la relation avant de commencer. Vous vous mettrez à l’aise en les mettant à l’aise.

f) Avoir des relations de « qualité » : comment bien reformuler les propos de son collaborateur ?

• La reformulation : permet de refléter en d’autres termes exactement ce qu’autrui a voulu dire, sans déformer sa pensée ou c’est aussi résumer ce qui est essentiel pour l’autre. La reformulation permet de progresser dans la manière de comprendre l’autre. Exemple de reformulation : « Si j’ai bien compris ce que vous venez de dire, aujourd’hui vous ne vous sentez pas à l’aise avec ce point abordé parce que vous ne l’avez jamais réalisé, c’est bien cela ? ».

Plus on sera précis et concis, en utilisant des termes simples, un débit adapté, et plus on aura de chances d’être compris.

• Reformulation « résumé » : reprendre l’essentiel de l’intervention de votre interlocuteur, faire une synthèse.
• Reformulation interprétation : on utilise cette reformulation face à une personne agressive ou quand l’intervention d’un collaborateur cache visiblement d’autres intentions. Elle est provocante mais fait tomber les masques ! Il faut à ce moment-là, se baser sur des faits plus que sur des interprétations. Il est nécessaire après la reformulation de demander une adhésion (C’est bien ça ? N’est-ce pas ?).

g) Quels moments propices dans la journée pour placer un Entretien ?

• Période d’hypoglycémie : de 11h00-12h30 et 17h-18h30, risque d’irritabilité et de fatigue.
• Période de digestion : de 14h-15h30, risque d’évasion ou sieste.
• Privilégiez les tranches horaires restantes !

4. L’intérêt de la digitalisation des Entretiens Individuels et Professionnels : Logiciel entretiens individuels et professionnels

a) Organiser et automatiser

La préparation, la planification et le suivi des campagnes des différents entretiens est automatisée et organisée. Fini l’organisation de « dernière minute ».

b) Appliquer des questionnaires adaptés

Il est très facile de créer des questionnaires « sur-mesure » adaptés à vos objectifs, à vos métiers et au profil de vos collaborateurs.

c) Développer les interactions avec le logiciel entretiens individuels et professionnels

La digitalisation des Entretiens permet de faire le lien intuitivement avec les autres modules du SIRH : comme le module gestion de la formation, celui de la gestion des compétences, ou le module de la gestion des habilitations…

Logiciel entretiens individuels et professionnels : Une solution web simple et intuitive. Un support d’entretien en ligne facile à utiliser. Des guides et des tutoriels vidéo pour accompagner vos collaborateurs. L’historique de tous leurs entretiens en un clic.

Se concentrer sur l’analyse Les équipes RH se concentrent totalement sur l’analyse des résultats plutôt que sur l’exécution des entretiens. Le tableau de bord de pilotage simple et intuitif prend alors tout son sens.

d) Gagner en productivité RH

Les équipes RH s’investissent sur les missions à fortes valeurs ajoutées par la suppression de formulaires papier ou de tableaux Excel de suivi. Terminé les interminables « sessions de photocopies » des entretiens d’une année sur l’autre pour les managers !

e) Assurer la conformité avec un logiciel entretiens individuels et professionnels

La réalisation des entretiens est consolidée par un processus formalisé et des workflows de validation.

f) Le choix d’un « SIRH-entretiens » est une action cruciale

Les équipes RH doivent choisir leur outil avec plusieurs objectifs en tête :

• Evaluer la capacité du logiciel à élaborer des questionnaires adaptés à votre contexte, pour ainsi dire, c’est un vrai enjeu pour la qualité des entretiens,
• S’assurer de la possibilité d’ouvrir et d’enregistrer le questionnaire plusieurs fois, puisque l’entretien se déroule parfois sur plusieurs sessions,
• Vérifier la facilité d’accès aux données des entretiens précédents. Globalement, c’est un élément facilitateur pour la préparation de l’entretien à venir,
• S’assurer que toutes les opérations puissent se faire depuis le portail RH ou le tableau de bord de l’application : statut des entretiens, relances, synthèses,
• Privilégier une solution en mode SaaS afin de se libérer des contraintes informatiques et s’assurer des fonctions de la “solution entretiens” pour la mobilité. En effet, l’application doit être disponible sur PC, tablette et smartphone.

Logitio-Entretiens possède toutes ces caractéristiques

h) Les intérêts par profils

Le service RH : avant tout se recentrer sur l’analyse

• Un outil pour libérer le service RH des documents papiers, Word et/ou tableaux Excel
• Une digitalisation du processus qui libère des tâches administratives, de planification, suivi et relance
• Une synthèse plus facile des données, désormais les entretiens sont centralisés et normalisés
• Un reporting et des statistiques simples à analyser (graphiques, schémas)
• Une vision objective des besoins en formations, évaluations, montées en compétences…
• Le respect des obligations légales. L’aspect le plus important : la conformité est garantie (fréquence, suivi, traçabilité)
• Plus de temps libéré pour se concentrer sur la gestion du capital humain

Les managers : en premier lieur retrouver une gestion du personnel plus interactive

• Accès aux profils complets des collaborateurs et de leurs équipes et données des précédents entretiens (sous format PDF)
• Planification plus simple des entretiens de chaque salarié
• Indicateurs d’avancement de la campagne au niveau de leurs équipes
• Un outil de gestion des ressources humaines à portée managériale immédiate, simple et intuitif. De plus si la “solution entretien” ne nécessite pas de formation lourde et poussée, les managers la prendront en main avec plaisir.
• Moins de temps passé en classement ou photocopies grâce à la dématérialisation des supports.

Pour les collaborateurs : en réalité c’une étape clé de leur parcours en entreprise

• Visualisation sécurisée des évaluations, ainsi que des objectifs définis et de leur atteinte
• Anticipation des prochains entretiens en consultant les données en historique
• Accès aux commentaires et synthèses de leur manager grâce aux tableaux de bord personnalisés
• Développement de l’interactivité (ex : expression de souhaits de formation en ligne)
• Simplification de leur propre gestion administrative (ex : historisation des Entretiens en PDF).