GEPP GPEC : tout savoir de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) à la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP)
- La “compétence” est le mot clé par excellence pour toute entreprise et un réel enjeu majeur pour les directions RH. Pour réussir leur développement, les entreprises doivent trouver l’équilibre entre les compétences de leurs salariés et les compétences requises à court, moyen et long terme.
- La GPEC – la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (instaurée par la Loi Borloo en 2008 et renforcée par la Loi Rebsamen en 2015) s’inscrit ainsi comme une stratégie managériale à part entière. Cette démarche est destinée à garantir le succès des entreprises sur le plan stratégique.
- Les dernières évolutions à travers les Ordonnances Macron en 2017 font évoluer les textes en vigueur et la GEPP – la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels remplace définitivement l’appellation GPEC. Il s’agit donc maintenant d’adopter une gestion dynamique plutôt qu’une simple gestion prévisionnelle des compétences.
LES ETAPES
GEPP GPEC tout savoir
Préambule : Qu'est ce qu'une compétence ?
Identifier les compétences est une étape importante dans le cadre d’une GEPP. Mais comment définir les compétences et les identifier ? Quelle plus-value l’identification des compétences apporte-t-elle lors de la mise en place d’une gestion des compétences ?
1. Définition
Définir une compétence n’est pas toujours évident pour une entreprise. Tout d’abord, parce qu’il s’agit d’une notion relativement abstraite, mais aussi car une compétence regroupe plusieurs choses à la fois. Des savoirs, des savoir-faire, des savoir-être, des connaissances et des aptitudes physiques…
D’autre part, deux types de compétences se distinguent très clairement : les compétences techniques et les compétences comportementales. Il est important d’expliquer la différence entre les hard skills et soft skills, afin de vous permettre de mieux comprendre.
2. Hard skills VS Soft skills
3. GEPP GPEC tout savoir : La gestion des compétences en bref
La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) anciennement appelée GPEC, est une méthode pour s’adapter – à court et moyen termes. Adapter les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leur environnement. Environnement économique, technologique, environnemental, social et juridique avant toute autre chose…
La GEPP est aussi une démarche de gestion prospective des ressources humaines. Cette démarche permet d’accompagner le changement en mettant la compétence au cœur des process RH. Autrement dit, elle doit permettre d’appréhender, collectivement, les questions d’emplois et de compétences et de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de tous les acteurs concernés. : les entreprises, les territoires et les actifs.
a) Pour qui ?
Toute entreprise est concernée par la démarche. La GEPP n’est une obligation légale uniquement pour les entreprises de 300 salariés ou plus (et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France).
Donc tous les salariés d’une entreprise peuvent être concernés par des mesures de GEPP.
b) Quels objectifs ?
Un plan de GEPP permet à l’entreprise :
- L’anticipation de l’évolution des métiers et des compétences
- L’amélioration de la gestion des carrières
- L’adaptation des compétences aux évolutions économiques, sociales, environnementales, technologiques ou organisationnelles
- Le développement de la compétitivité de l’entreprise face à la concurrence
- Le pilotage fin de la gestion dynamique des âges dans l’entreprise
En résumé, l’objectif de la GEPP est bien d’anticiper et d’accompagner le changement de façon dynamique en mettant en œuvre les process RH adéquats.
c) Comment ?
Premièrement, après avoir défini ses objectifs stratégiques, l’entreprise réalise un diagnostic complet de ses métiers et des compétences détenues par les salariés. En complément, elle analysera également les outils déjà utilisés dans ses pratiques GEC (Gestion des Emplois et Carrières) référentiels métiers, fiches de poste, grilles d’entretiens…
L’objectif est d’identifier les écarts entre les besoins et les ressources afin de mettre en œuvre la démarche de GEPP. Les process RH adaptés en lien avec la gestion des carrières, le recrutement, la mobilité, la formation professionnelle, seront définis à partir des écarts identifiés.
d) L’apport des équipes dédiées Logitio
Deuxièmement, l’entreprise peut s’appuyer sur les consultants dédiés Logitio pour réaliser son diagnostic de GEPP et l’accompagnement opérationnel correspondant.
4. GEPP GPEC tout savoir : Définir les enjeux de la GEPP en lien avec la stratégie de l’entreprise
Cette étape consiste à identifier clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire d’interroger la direction de l’entreprise afin de connaître ses attentes en termes de performance et de maintien de la compétitivité. Si la GEPP doit prendre en compte ces aspects économiques et financiers pour être cohérente et efficace, il est fréquent qu’elle considère également d’autres enjeux stratégiques comme :
- L’amélioration du suivi de l’effectif de l’entreprise et l’anticipation des départs en retraite en s’appuyant notamment sur la pyramide des âges
- Le renforcement de la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) en mettant en place des projets spécifiques
Les ambitions de l’entreprise ont une influence sur la gestion des compétences. Il est donc impératif de définir les enjeux de l’entreprise au préalable pour donner à la GEPP des objectifs clairs et pertinents.
a) Identifier les besoins de l’entreprise et analyser les écarts
Pour identifier clairement les besoins de l’entreprise en lien avec les objectifs stratégiques de la direction, il est nécessaire de se projeter :
- En interne : sur les métiers, les qualifications, les embauches/départs et les mobilités
- En externe : sur les grandes tendances du marché, la productivité, la croissance, le développement de produits et/ou services et l’introduction de nouvelles technologies
A partir des ressources identifiées, on peut maintenant comparer celles-ci avec les besoins. Cela permettra d’identifier les éventuels écarts entre les compétences actuelles et futures.
Pour cela, la cartographie des besoins de l’entreprise en s’appuyant sur des outils clés est essentielle.
- Le référentiel métiers et compétences : il permet non seulement d’identifier les ressources en place mais aussi les écarts à combler pour atteindre ses objectifs. Pour gagner en pertinence, il est essentiel que l’entreprise soit la plus précise et exhaustive possible quant aux besoins qu’elle exprime : compétences techniques, comportementales (soft-skills) et le niveau idéal de maîtrise attendu.
- La pyramide des âges : connaître la structure de la population de l’entreprise (répartition des effectifs par âge et sexe). Elle permet de prévoir certaines évolutions des compétences et notamment dans le cas des départs en retraite, de pouvoir anticiper les besoins en matière de transfert de compétences.
b) Définir et mettre en œuvre un plan d’action
Il est ensuite temps d’établir et de mettre en œuvre un plan d’action à partir des besoins futurs identifiés, des compétences présentes dans l’entreprise et des objectifs de la GEPP. Plusieurs actions peuvent ainsi être menées :
- Construire un plan de développement des compétences en lien avec les objectifs de la GEPP
- Faciliter et proposer des formations aux collaborateurs qui sont intéressés et peuvent développer des compétences manquantes
- Conseiller et encourager la mobilité interne
- Identifier les recrutements indispensables en externe et la manière de les optimiser
- Améliorer les entretiens annuels et professionnels en intégrant des questions sur les souhaits de mobilité interne et de compétences à développer
- Proposer à des collaborateurs de profiter d’une validation des acquis de l’expérience
- Mettre en place du mentorat et du mécénat de compétences
- Mettre en œuvre une gestion dynamique des compétences au moyen d’un outil digital SIRH Logitio
- N’oubliez pas de communiquer autour du projet auprès de tous les acteurs de l’entreprise : collaborateurs, managers, partenaires sociaux, etc.
c) Evaluer, suivre et pérenniser la démarche : les outils
Comme une démarche de GEPP s’inscrit sur le long terme, il est important de suivre le projet et d’évaluer en fin de processus si les actions mises en place ont été utiles ou non. Elles peuvent parfois nécessiter d’éventuelles modifications. La GEPP n’est pas figée et doit évoluer avec la stratégie de l’entreprise.
L’organigramme de l’entreprise
L’organigramme permet à l’entreprise d’avoir une représentation visuelle des différents services et de la répartition de ses ressources humaines en fonction des différentes activités. Il pourra faciliter la compréhension du fonctionnement de l’entreprise d’un nouveau collaborateur lors du recrutement.
Les fiches de poste
La fiche de poste est un outil de management des compétences important. En effet, elle permet de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun.
Elle comprend entre autres :
– La définition de la fonction : liste concrète des missions, des tâches, des responsabilités
– La liste des compétences et des aptitudes nécessaires
– Le contexte de la fonction (hiérarchie)
Il permet de décliner les activités et les compétences partagées par les différents métiers et familles professionnelles au sein de l’entreprise.
Généralement, il est à noter que les compétences se décomposent en plusieurs catégories :
- Savoir : connaissances théoriques nécessaires au poste
- Savoir être : compétences comportementales et attitudes attendues pour le poste
- Savoir-faire : compétences techniques et maîtrise des outils mises en pratique pour exercer le métier
Pour que le catalogue de compétences devienne un outil stratégique, il est logiquement important :
- D’établir des niveaux de compétences attendus pour chaque poste (exemple : notions, autonomie, maîtrise, expertise)
- D’identifier les compétences rares et stratégiques nécessaires au développement de l’entreprise
L’entretien d’évolution, plus fréquemment appelé entretien d’évaluation, est un levier de performance incontournable pour la gestion des compétences. En effet, c’est au moment des entretiens annuels que le manager évalue les compétences de son équipe. L’objectif du manager réside dans la mise en lumière de l’adéquation des compétences avec celles renseignées sur la fiche de poste pour chaque collaborateur. Ainsi, l’entretien d’évolution est indispensable pour identifier les forces, les axes d’amélioration et faire le bilan sur les résultats obtenus d’une part. D’autre part, les définitions de nouveaux objectifs et l’obtention d’un feed-back de la part des collaborateurs pourront être clarifiées. Aujourd’hui, il est pertinent d’avoir recours à un logiciel de type SIRH pour digitaliser les campagnes d’entretiens d’évolution. En effet, cela permet de préparer l’entretien en amont, d’établir des bilans réguliers et progressifs, calqués sur le rythme des missions des collaborateurs.
Distinct de l’entretien d’évolution, il devra être systématiquement proposé, sous peine de sanctions. Il offre un nouvel espace de dialogue et vise à répondre conjointement aux besoins du salarié et de l’entreprise pour leurs évolutions respectives.
L’entretien professionnel a pour objet d’envisager, avec le salarié, ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Cet entretien doit donc avoir pour but de faire le point sur le parcours professionnel du salarié, et d’envisager les évolutions possibles et les moyens de formation associés. Il permet également de remplir l’obligation de tout employeur de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi (« maintien de l’employabilité »).
La formation professionnelle : véritable outil de gestion des compétences
La formation professionnelle permet l’optimisation des performances individuelles des collaborateurs. La formation permet aussi de préparer leurs évolutions professionnelles, d’améliorer leur employabilité. Enfin la formation permet d’anticiper les changements auxquels l’entreprise doit faire face et de favoriser la capitalisation des savoirs. En effet, elle va permettre à l’entreprise de rester compétitive face aux évolutions technologiques et organisationnelles. Elle va également pouvoir satisfaire à l’obligation d’adapter les compétences des salariés à leur poste et à leur emploi. La stratégie d’une entreprise peut être mise en œuvre à travers les actions de formation, les bilans de compétences et la validation des acquis de l’expérience (VAE).
d) Quelques thématiques abordées avec nos consultants lors d’un accompagnement opérationnel :
- S’appuyer sur vos fiches emploi à jour (ou non) pour bien cerner le contenu de chaque poste
- Mieux analyser les métiers à travers des rencontres avec vos managers ou le service RH
- Découper et synthétiser vos fiches métiers par grandes compétences et spécialités rattachées en simplifiant les niveaux de découpage
- Synthétiser et harmoniser vos compétences et spécialités entre les différents métiers. Regrouper les familles de métiers aux compétences identiques
- Etablir une cartographie des compétences (hard ou soft skills) de l’entreprise. Permet de positionner l’ensemble des salariés
- Utiliser des grilles de découpage de compétences « modèle », pour faciliter le découpage de certains de vos métiers
- Processus d’évaluation des compétences des collaborateurs. Définir la description des niveaux d’évaluation pour faciliter ensuite les évaluations menées par vos managers lors des Entretiens d’Evaluation ou des Entretiens Professionnels
- A partir de la cartographie des compétences établie, définir et formaliser le processus RH de mobilité interne et développer la polyvalence au sein de l’entreprise. Aires de mobilité, passerelles métiers…
- Analyse pointue des postes et compétences clés ou critiques, pour construire une cartographie plus détaillée sur ces compétences. Compétences critiques sont celles dont vous ne pourrez jamais vous passer (et qu’il est difficile de retrouver sur le marché de l’emploi).
- Créer une procédure automatique de transmission du savoir avec les collaborateurs qui ont un niveau d’expertise avancé et une capacité à retransmettre leur savoir (instauration d’une démarche de polyvalence formalisée à travers un processus RH de Knowledge Management)
- Intégrer la GEPP dans le processus RH permanent. Formaliser et instaurer les logiques de la GEPP à travers le recrutement, les entretiens individuels d’évaluation, les entretiens professionnels, les comités de carrière…
5. L’apport du logiciel Logitio Compétences
Une solution Web simple à utiliser, où les managers et les collaborateurs peuvent gérer l’ensemble des aspects liés à leurs compétences. Une plateforme modulable où vos différents univers interagissent entre eux pour optimiser votre fonctionnement RH.
Les compétences de vos collaborateurs ne sont pas figées
Elles évoluent au fil du temps, de l’environnement de travail qui se transforme, des formations réalisées… Qu’ils expliquent une évolution positive ou négative du niveau de compétence, ces évènements doivent être associés dans le logiciel de Compétences pour que les collaborateurs et leurs managers les visualisent facilement. Visualisez notre page dédiée.
6. POURQUOI DIGITALISER LA GEPP ?
a) Les fonctionnalités attendues
La GEPP est une démarche exigeante en termes de temps et d’actions qualitatives. Sa complexité est fréquemment doublée d’une problématique préexistante : la difficulté de visualiser les compétences dans l’entreprise. Pour faire face à ces problématiques, une solution : digitaliser ses Ressources Humaines grâce à un logiciel de gestion RH. Les fonctionnalités que le logiciel doit garantir sont les suivantes :
- Rendre les informations facilement accessibles grâce à des actions d’automatisation, de systématisation et de présélection
- Permettre d’identifier facilement les compétences de vos collaborateur et leurs évolutions, leur adéquation à leur poste de travail et l’anticipation de leur mobilité
- L’interface doit être intuitive et ergonomique pour vous permettre d’accéder à des cartographies et des statistiques sur les métiers de l’entreprise
b) Les avantages
Un logiciel de gestion des talents, et plus particulièrement un SIRH, va vous permettre d’automatiser et de systématiser différentes actions qui alimentent votre GEPP. Les avantages d’un SIRH sont les suivants :
- Simplification des tâches dans l’identification des compétences internes
- Gain de temps
- Perfectionnement de votre stratégique de gestion des compétences et amélioration du développement des compétences dans votre organisation
À l’heure où les entreprises doivent sans cesse innover, accompagner les collaborateurs dans leur montée en compétence est important !
Vous souhaitez mettre en place un logiciel SIRH vous permettant de mieux accompagner vos collaborateurs dans l’évolution de leurs compétences et de leurs carrières ? Nous vous proposons une solution à la fois complète et modulaire, contactez-nous !
GEPP GPEC tout savoir : sur la migration de la GPEC vers la GEPP
Logitio
9, place Kleber
67000 STRASBOURG
Tel. 03 88 77 38 22