PASSEPORT PRÉVENTION : UNE NOUVELLE CHARGE POUR LES RH EN 2026

Introduction

Depuis son intronisation par la loi du 2 août 2021, le Passeport Prévention se déploie -très- progressivement pour devenir l’outil de référence du suivi des formations en santé et sécurité au travail. Son objectif : centraliser au sein d’un espace numérique unique l’ensemble des attestations, certificats et diplômes dans le domaine pour chaque travailleur.

Or, l’année 2025 aura marqué un tournant décisif avec l’entrée en vigueur de nouvelles obligations réglementaires. Pour les entreprises et leurs services RH, la question n’est désormais plus de savoir si il faudra s’adapter à ce dispositif, mais comment s’y prendre pour gérer cette nouvelle dimension du quotidien, sans pour autant se noyer dans une charge administrative supplémentaire.

Le Passeport Prévention en bref

Le Passeport Prévention est un outil numérique individuel, accessible via l’espace Mon Compte Formation, qui permet à chaque travailleur de regrouper l’historique de ses formations en santé et sécurité au travail. Ce passeport concerne tous les actifs : salariés en CDI ou CDD, intérimaires, apprentis, stagiaires et même demandeurs d’emploi. L’objectif est de faciliter la traçabilité des compétences santé et sécurité au travail tout au long du parcours professionnel et ce à tous niveaux : pour les travailleurs, pour les employeurs, et pour les organismes de formation.

Par opposition au Compte Professionnel de Prévention (C2P) qui recense l’exposition aux facteurs de risques professionnels, le Passeport Prévention se concentre lui exclusivement sur les formations suivies. Il constitue ainsi un véritable « CV sécurité », valorisant les compétences acquises et facilitant la mobilité professionnelle.

Nouveautés réglementaires de 2025

Le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 est venu préciser les modalités de déclaration du Passeport Prévention en distinguant quatre catégories distinctes de formations en santé et sécurité au travail :

Catégorie 1 : regroupe les formations entièrement encadrées par la réglementation (objectif, contenu et évaluation). Exemples : les habilitations amiante, la radioprotection ou l’AIPR.
Catégorie 2 : concerne les formations partiellement encadrées par la réglementation (seul l’objectif est réglementaire). Exemples : habilitations électriques, CACES, conduite d’engins.
Catégorie 3 : inclut les formations avec objectif réglementaire mais sans obligation d’habilitation employeur. Exemples : sauveteur secouriste du travail, travaux sur cordes, port d’EPI, manutention.
Catégorie 4 : comprend les formations relevant de l’obligation générale de l’employeur de former aux risques (article L. 4141-2). Exemples : prévention des TMS, RPS, risque routier.

L’obligation de déclarer les formations de catégories 1 et 2 est effective pour les organismes de formation depuis septembre 2025, et entrera en vigueur à compter du 16 mars 2026 pour les employeurs. Les catégories 3 et 4 restent facultatives pour l’ensemble des acteurs, et certaines formations sont mêmes exclues du dispositif, comme les formations de formateurs sauveteur secouriste du travail ou celles des élus du CSE.

Pour effectuer les déclarations, le décret établit des délais précis : les organismes de formation disposent de 3 mois à compter de la fin du trimestre où la formation a eu lieu, tandis que les employeurs bénéficient de 6 mois pour déclarer les formations internes ou vérifier les déclarations externes. Jusqu’au 31 décembre 2026, un délai supplémentaire de 3 mois est accordé à tous les acteurs pour se mettre en conformité, cela pour pallier l’absence, pour le moment, de la fonction d’importation en masse des données.

Déploiement progressif par rôle

Les organismes de formation ont accès à la plateforme depuis avril 2025, et les 12 000 organismes déjà inscrits ont l’obligation d’effectuer les déclarations à l’issue des formations dispensées depuis le 1er septembre 2025. En ce sens, la première partie du travail leur incombe.

Mais côté employeurs, l’espace ouvrira ses portes à compter du 16 mars 2026, et avec lui une nouvelle double responsabilité : vérifier les déclarations des organismes de formation, et aussi déclarer directement les formations internes réalisées sans organisme externe. Une tâche qui incombe nécessairement à l’entreprise pour l’ensemble des formations débouchant sur une habilitation au sens des catégories 1 ou 2 en santé et sécurité au travail.

Au quatrième trimestre 2026 enfin, le Passeport s’ouvrira aux salariés, qui pourront consulter leur parcours de formation en santé et sécurité au travail. L’année 2027 verra ensuite l’ajout de fonctionnalités complémentaires — notamment des tableaux de bord à destination des employeurs — qui pourraient, à leur tour, générer de nouveaux flux d’information à suivre et à exploiter.

Une nouvelle charge de travail à intégrer

En pratique, ce sont les équipes de la Formation et/ou des RH qui se retrouvent en première ligne pour absorber ces nouvelles obligations. Il faut vérifier que les organismes de formation effectuent bien leurs déclarations (et si ce n’est pas le cas, c’est l’employeur qui a la responsabilité d’effectuer la déclaration à leur place), mais aussi déclarer les formations internes, s’assurer de la conformité de chaque habilitation ou encore gérer les délais de déclaration trimestriels, soit autant d’administratif invité dans un emploi du temps déjà bien fourni.

Et ce n’est pas tout : avec la mise en place du Passeport, les RH doivent désormais garantir une visibilité en temps réel sur l’ensemble des formations santé et sécurité au travail de leurs collaborateurs. Les dates de péremption et les recyclages à planifier constituent des points d’interrogation qui, sans outil adapté, risquent rapidement de se transformer en une tâche chronophage et source d’erreurs.

Les équipes Formation et/ou RH se retrouvent donc entre le marteau et l’enclume, avec d’un côté les collaborateurs qui, en utilisateurs finaux bénéficiaires du Passeport, vont naturellement générer de l’attente pour retrouver les informations les concernant, et de l’autre la réglementation qui contraint à une traçabilité toujours plus exigeante sans toutefois préciser ni fournir les moyens de l’atteindre, comme l’illustre par exemple très bien le cas de la transmission des numéros de sécurité sociale (NIR) des collaborateurs.

En effet, le décret n° 2023-1073 du 20 novembre 2023 indique que cette donnée jusque-là interdite de transfert car trop sensible pourra désormais être fournie aux organismes de formation pour qu’ils puissent renseigner les Passeports des salariés. Mais comment l’entreprise devra-t-elle fournir cette information à l’organisme de formation ? Si l’email semble proscrit au regard de l’article 32 du RGPD, le législateur ne fait en revanche état d’aucune méthode officielle préconisée …

S’organiser dès aujourd’hui : un impératif

Face à ces nouvelles obligations, l’anticipation n’est pas un conseil mais une impérieuse nécessité. Les entreprises qui attendent l’ouverture de l’espace employeurs pour se préparer risquent de se retrouver dépassées, par les délais réglementaires d’un côté, et par le volume de données à gérer de l’autre.

Le bon moment pour s’organiser est donc maintenant : identifier les formations concernées par les catégories 1 et 2, recenser les formations internes, et surtout évaluer les outils à disposition pour absorber cette charge de manière efficace. Un logiciel RH bien intégré s’avérera particulièrement utile pour prendre en charge la majeure partie de cette gestion : lien entre les formations et les habilitations, mise à jour et maintien de vos catalogues, suivi des péremptions d’habilitation ou encore anticipation des recyclages.

Car le Passeport Prévention n’est pas un serpent de mer dont l’application pourrait s’avérer aussi lente que laborieuse, à l’instar d’un entretien de parcours professionnel qui fut poussif à mettre en place. ici, l’installation de ce dispositif dans le paysage réglementaire est à la fois claire, durable, et indiscutable. Mieux vaut donc en faire, dès aujourd’hui, un élément structurant de votre gestion RH plutôt que de subir son impact après coup.

Conclusion – Passeport Prévention : une nouvelle charge pour les RH en 2026

Le Passeport Prévention n’est ni une chimère, ni une simple formalité : c’est une nouvelle obligation concrète, dont le démarrage est prévu au 16 mars pour les employeurs, et qui implique une organisation ou, s’il le faut, une réorganisation du suivi des formations sécurité et santé au travail au sein de chaque entreprise. Une évolution pour laquelle les équipes Formation et RH se retrouvent en première ligne, ce qui doit invariablement poser dès la phase de préparation la question de leur charge de travail.

Dans ce contexte, choisir un accompagnement adéquat et un outil adapté n’est pas seulement une question d’efficacité, mais aussi et avant tout un moyen de s’assurer que cette nouvelle obligation, loin d’améliorer les processus, ne les dégradent pas. Et vous, dans votre entreprise, êtes-vous seul(e) pour affronter cette nouvelle dimension de la sécurité et santé au travail, ou bénéficiez-vous déjà des bons outils ?