Le logiciel RH, ange gardien des équipes de terrain

Les équipes sur le terrain ont en règle générale une attention et une appétence modérées pour gérer le volet administratif de leurs postes. Elles se retrouvent alors confrontées à un paradoxe dans lequel elles disposent d’un accès limité à des informations dont l’utilité leur est très ponctuelle, dans des situations où il faudrait pourtant qu’elles puissent agir au plus vite et en toute connaissance de cause. Un exemple concret : bien que l’on n’exprime un besoin en formation pour renouveler son habilitation qu’une seule fois dans l’année, il peut être insupportable pour le collaborateur de mettre deux heures à y arriver via des process inadaptés.
A ce titre encore, l’apport d’un logiciel RH est indéniable pour une communication simple et intuitive. La déclaration rapide des incidents ou anomalies permet aux équipes de terrain de signaler des problèmes directement via la plateforme, facilitant la réactivité des RH et des managers. Par ailleurs, les demandes RH moins urgentes ne sont pas en reste grâce à la consultation des fiches de paie, au dépôt des demandes de congés ou à la mise à jour des informations personnelles.
Des fonctionnalités qui permettent de se concentrer sur le résultat recherché plutôt que sur un respect procédural, favorisant à la fois la satisfaction du collaborateur et donc son retour en poste rapide, mais qui garantit par ailleurs aux équipes administratives en charge du suivi global de bénéficier des remontées d’information du terrain les plus actualisées et fiables possibles.

Dans des secteurs où les plannings sont fluctuants (hôpitaux, logistique, maintenance, BTP), il est essentiel de pouvoir affecter rapidement les bonnes personnes aux bons postes. Une mauvaise gestion des plannings ou une attribution malheureuse des fonctions peut entraîner l’apparition de poste en sous-effectifs, la génération d’heures supplémentaires non anticipées ou encore, plus globalement, une surcharge de travail.
L’apport d’un logiciel RH dans ce contexte d’organisation va se traduire par l’affectation automatisée des missions au regard de la fiche de poste des collaborateurs. Les salariés vont en effet occuper une fonction, et cette fonction elle-même va détenir un ensemble de compétences, d’habilitations et de pratiques de travail qui seront dès lors affectées au collaborateur, lequel pourra effectuer ses suivis de progression dans ces différents domaines au même titre que son manager et que les administrateurs de l’outil.
De plus, cette façon de procéder peut être étendue à d’autres domaines afin d’accroitre encore davantage l’utilité du logiciel RH pour les utilisateurs. On peut y retrouver par exemple la gestion dynamique des absences pour anticiper les postes non pourvus et les remplacements nécessaires ou encore la visibilité en temps réel pour que collaborateurs et managers signalent leurs disponibilités ou indisponibilités pour des postes ou des tâches.

Comprendre la performance des équipes de terrain

Une entreprise est toujours en recherche d’amélioration de productivité, mais les critères graduels pour mesurer cette sacro-sainte productivité et son évolution ne sont que rarement établis et monitorés avec précision.
Pour être pertinent, il faut que le suivi des objectifs et des performances puisse être consulté en permanence par les managers. Ils doivent pouvoir évaluer en continu la progression des collaborateurs et ajuster les curseurs des attendus en termes de production.
En parallèle et pour garantir que ce premier point fonctionne, il est également indiqué d’opérer un feedback en temps réel. La mise en place d’évaluations rapides après certaines tâches, missions ou projets va permettre d’identifier les axes d’amélioration. A l’inverse, ce type de protocole permet aussi la remontée des doutes, erreurs ou incidents en amont de la réalisation de la tâche ou bien pendant sa complétion, de façon à minimiser les risques.
Enfin il est souhaitable que l’ensemble de ces informations soit compilé en un ensemble de rapports et analyses RH exploitables pour les administrateurs de l’outil. Qu’il s’agisse des statistiques sur l’absentéisme, le turnover, les compétences clés à renforcer ou juste pour s’assurer que l’unité de production tourne correctement, il est nécessaire de pouvoir contrôler à partir d’un seul point l’ensemble des données de terrain.

Conclusion : Le logiciel RH, ange gardien des équipes de terrain

Initialement cantonnés aux bureaux du personnel administratif, les logiciels RH modernes savent s’émanciper de leur immobilisme originel pour permettre la gestion « métier » de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, y compris celle des équipes opérationnelles qui par essence se trouvent éloignées de leurs administrateurs tant physiquement que dans leurs tâches quotidiennes.
Ces logiciels deviennent des alliés stratégiques pour les équipes terrain dès lors qu’ils abordent les sujets directement liés à la production tout en offrant l’autonomie, la flexibilité et l’efficacité requises par le faible temps que les équipes opérationnelles peuvent se permettre de consacrer à l’administratif.
Du côté des administrateurs de ces outils, qu’ils soient issus des ressources humaines, de la sécurité ou de l’efficacité opérationnelle, ils vont pouvoir obtenir la main sur des données fondamentales telles que la répartition et le niveau des compétences et habilitations, les besoins de formation et de renouvellement administratif ou encore la remontée depuis le terrain des absences, des anomalies et des pistes d’amélioration.
Autant de possibilités offertes par un logiciel RH adapté aux réalités du terrain, avec en ligne de mire les perspectives d’une productivité améliorée et d’un climat social apaisé !