Comment bien gérer les habilitations dans le temps ?

Comment bien gérer les habilitations dans le temps ?

Pour certaines entreprises, la gestion et le suivi des habilitations sont des impératifs du quotidien. L’habilitation, souvent validée à l’issue d’une formation, fait foi de l’aptitude d’un collaborateur à exercer un métier ou une activité en toute sécurité. Or ce contrôle d’aptitude n’est pas sans conséquence pour l’employeur. En effet, l’article L4121-1 du Code du Travail énonce : « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ».

Dès lors, comment faire pour assurer une gestion pérenne de ces habilitations ? Cet article va s’employer à vous donner différentes clés pour y parvenir.

Pour débuter, il faut bien comprendre que si les habilitations concernent une population définie de collaborateurs, le suivi de ces habilitations s’effectue, lui, au cas par cas. Par exemple, un électricien pourra être habilité sur un type d’opération jusqu’au mois de juin de l’année courante, alors que son collègue, entré plus tard dans l’entreprise, sera lui habilité jusqu’en décembre. Pour pallier cet écueil, il apparaît nécessaire de digitaliser et centraliser les informations. Cela permettra de conserver une vue exhaustive de l’état des habilitations, pour chaque collaborateur, en temps réel. Si vous souhaitez creuser ce sujet, nous vous proposons la lecture de notre article dédié : Pourquoi et comment bien digitaliser vos habilitations ?

Par ailleurs, un autre obstacle potentiel à la gestion des habilitations est la conviction que cette tâche ne devrait impliquer que les ressources humaines. Pourtant, les collaborateurs habilités figurent tout autant au premier rang des concernés. En réalité, le législateur établit même dans le code du travail (articles L4122-1 et L4122-2) que la responsabilité de l’entreprise en cas de manquement ne dédouane pas nécessairement le collaborateur de sa responsabilité personnelle. Le choix le plus efficace en la matière est donc que les collaborateurs aient voix au chapitre, de façon à être au mieux proactifs, sinon au moins prompts à tirer la sonnette d’alarme au besoin.

Enfin, comme évoqué en introduction, la plupart des habilitations sont délivrées à l’issue de formations spécifiques. C’est ici l’opportunité toute trouvée d’alléger la gestion des habilitations en fondant cette dernière dans la gestion des formations de l’entreprise. Cette pratique à le double avantage de simplifier structurellement les parcours de délivrance des habilitations, et de maintenir une vigilance constante sur leur parcours de renouvellement.

En conclusion, la gestion et le suivi des habilitations sont un défi qui nécessite d’être relevé en activant les bons leviers : la digitalisation des processus, l’implication des collaborateurs, et le lien entre formation et habilitation. Quant à ce qui est de dépasser la théorie pour appliquer ces idées, n’oubliez pas qu’un bon outil SIRH doit être capable de vous aider précisément sur ces sujets.

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