Les erreurs fréquentes dans l’implémentation d’un logiciel RH (et comment les éviter)
Introduction
La transformation numérique de votre entreprise est en marche. Votre fonction évolue, les outils à votre disposition également. Et justement, il est question de mettre en place un logiciel RH pour vous aider dans vos missions.Centraliser les informations, automatiser les tâches administratives ou fournir des données stratégiques deviennent des objectifs parfaitement accessibles. A condition, toutefois, que le logiciel RH soit déployé et paramétré de manière efficace.
Car si le choix du logiciel RH en lui-même est déjà une étape à franchir, l’implémentation de ce logiciel en est une autre et requiert une solide préparation. Dans cet article, nous allons donc explorer les erreurs les plus fréquentes lors de l’implémentation d’un logiciel RH, et fournir des solutions concrètes pour les éviter.
Ne pas définir clairement les besoins en amont
Beaucoup d’entreprises se lancent dans l’implémentation d’un logiciel RH car elles y voient une solution à leurs besoins, alors même que ces besoins n’ont pas été clairement identifiés en amont.En conséquence, l’entreprise va se baser sur des fonctionnalités existantes des logiciels qu’elle sollicite, voire sur les tendances du marché en général, sans analyser ce qui serait véritablement nécessaire pour répondre à leurs spécificités. Le risque de faire le mauvais choix est nettement accentué, avec un fort risque de rejet par les équipes et de potentiels investissements financiers à perte.
Pour pallier ce risque, la première question à se poser ne doit pas être quel logiciel RH choisir, mais à quel besoin faut-il apporter une réponse. Prenez le temps d’identifier les problématiques que vous souhaitez résoudre et n’hésitez pas à impliquer les différentes parties prenantes (équipes RH, managers, services informatiques) pour dresser une liste de fonctionnalités et de priorités.
Sous-estimer l’importance du choix du prestataire
Le critère majeur pour le choix du prestataire du logiciel RH est à peu de choses près toujours le même, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise qui cherche à s’équiper : le prix. Mais attention, si le coût de l’outil est un critère tout à fait pertinent pour effectuer son choix, la véritable erreur est de le considérer comme l’unique critère à suivre.
Car si le prix seul devient l’argument de choix ou de non-choix, cela revient à faire l’impasse sur d’autres critères primordiaux, au premier rang desquels la fiabilité intrinsèque du prestataire (sécurité des données et continuité du service), la qualité du support client au quotidien, et les mises à jour régulières pour l’intégration de nouveautés. Des qualités qui, si elles sont absentes, vont créer un mécontentement qui pourra se retourner non pas contre le prestataire mais bien contre l’entreprise.
Pour éviter ce biais, il est indispensable de comparer les prestataires sur la base d’une multitude de critères, lesquels deviennent apparents dès lors que vous cherchez à lister ce que tous les types d’utilisateurs vont rechercher dans le logiciel.
Car si le prix seul devient l’argument de choix ou de non-choix, cela revient à faire l’impasse sur d’autres critères primordiaux, au premier rang desquels la fiabilité intrinsèque du prestataire (sécurité des données et continuité du service), la qualité du support client au quotidien, et les mises à jour régulières pour l’intégration de nouveautés. Des qualités qui, si elles sont absentes, vont créer un mécontentement qui pourra se retourner non pas contre le prestataire mais bien contre l’entreprise.
Pour éviter ce biais, il est indispensable de comparer les prestataires sur la base d’une multitude de critères, lesquels deviennent apparents dès lors que vous cherchez à lister ce que tous les types d’utilisateurs vont rechercher dans le logiciel.
Ne pas impliquer les utilisateurs finaux
Il arrive trop fréquemment que pour les projets d’implémentation de logiciels RH, la direction RH ou la DSI (Direction des Systèmes d’Information) prenne des décisions sans consulter les utilisateurs finaux (équipes RH opérationnelles, managers, collaborateurs sur le terrain).
Si la démarche permet d’avancer plus vite dans le projet, les collaborateurs vont percevoir le logiciel comme un outil imposé, et ils lui pardonneront d’autant moins ses erreurs et ses absences de fonctionnalités éventuelles, créant un véritable risque de rejet généralisé.
C’est pourquoi prendre le temps d’impliquer les utilisateurs finaux dès le début du projet est un véritable levier d’engagement des équipes. Recueillez leurs besoins, leurs avis, et permettez-leur de tester le logiciel en amont de l’implémentation. Ils utiliseront d’autant plus le logiciel RH par la suite qu’ils l’auront coopté pour son réel apport dans leurs tâches.
Si la démarche permet d’avancer plus vite dans le projet, les collaborateurs vont percevoir le logiciel comme un outil imposé, et ils lui pardonneront d’autant moins ses erreurs et ses absences de fonctionnalités éventuelles, créant un véritable risque de rejet généralisé.
C’est pourquoi prendre le temps d’impliquer les utilisateurs finaux dès le début du projet est un véritable levier d’engagement des équipes. Recueillez leurs besoins, leurs avis, et permettez-leur de tester le logiciel en amont de l’implémentation. Ils utiliseront d’autant plus le logiciel RH par la suite qu’ils l’auront coopté pour son réel apport dans leurs tâches.
Ne pas prévoir de formation à l’outil
Dans certains cas, les entreprises arrêtent leur effort une fois le logiciel RH implémenté, et négligent l’importance de former les utilisateurs à ce nouvel outil. Il est pourtant primordial que chacun connaissance l’étendue de ses accès, de ses possibilités et de ses missions dans le logiciel.Car ne pas former les utilisateurs à l’outil, c’est prendre le risque d’un usage incomplet ou pire, d’un usage erroné. En lieu et place de répondre aux besoins identifiés, le logiciel va alors amener des problématiques nouvelles et supplémentaires, parfois de manière insidieuse, qu’il faudra comprendre et résorber au lieu de pouvoir se concentrer sur son cœur de métier.
Prévoyez donc un plan de formation structuré pour tous les utilisateurs du logiciel, en adaptant les sessions aux différents profils (équipe RH, managers, collaborateurs, fonctions spécifiques). Une bonne formation permet de maximiser l’utilisation de l’outil, de garantir que les utilisateurs comprennent leurs rôles, et enfin de solidifier l’adhésion des équipes au logiciel.
Ignorer l’intégration avec les autres systèmes de l’entreprise
L’implémentation d’un logiciel RH est avant tout menée pour répondre à des besoins identifiés. Toutefois, il ne faut pas s’y risquer sans considérer son intégration avec les autres systèmes et logiciels déjà en place dans l’entreprise.Car l’absence de synergie entre les différents outils va créer des silos cloisonnés de données et empêcher une vue d’ensemble des informations. Les utilisateurs, à tous les niveaux, peuvent être obligés de saisir des informations dans plusieurs systèmes, ce qui engendre à la fois une perte de temps et un risque d’erreurs.
De fait, évaluez la compatibilité du logiciel RH que vous envisagez avec les systèmes déjà en place dans l’entreprise. Privilégiez les solutions qui offrent des possibilités d’intégration, notamment via des API ou des connecteurs. Une bonne intégration facilite la gestion unifiée des données, élimine les doublons, et permet une vision globale des ressources humaines.
Ne pas fixer de KPIs pour évaluer la performance du logiciel
L’implémentation d’un logiciel RH est un tel travail, entre le choisir, le mettre en place et y faire adhérer les équipes, qu’il est possible d’oublier de mettre en place des indicateurs de performance clés (KPIs) pour évaluer son efficacité réelle.Pourtant, sans KPIs, impossible de déterminer si le logiciel contribue réellement à l’atteinte des objectifs fixés. Les décisions stratégiques manquent de données fiables, et les améliorations potentielles du logiciel peuvent passer inaperçues.
Définissez donc dès le début des KPIs adaptés, tels que le temps moyen de traitement des demandes RH, le taux de satisfaction des utilisateurs, ou encore le pourcentage de réduction des coûts administratifs. Encore mieux, tenez compte pour le choix du logiciel des statistiques que ce dernier est en mesure de vous fournir pour vous faciliter le travail.
Conclusion : Les erreurs fréquentes dans l’implémentation d’un logiciel RH (et comment les éviter)
Nous venons de le voir, l’implémentation d’un logiciel RH au sein de l’entreprise est une opération qui nécessite une préparation minutieuse à tous les niveaux de l’entreprise afin de parvenir au résultat escompté.Heureusement, vous avez toutes les cartes en main pour éviter ces écueils : définissez clairement vos besoins, choisissez un prestataire fiable à tous points de vue, impliquez les utilisateurs autant que les décideurs, prévoyez une formation adaptée pour tous, intégrez le logiciel aux autres systèmes en place, et fixez des indicateurs de performance.
L’ensemble de ces précautions viendra faciliter la mise en place de votre logiciel RH tant sur la partie technique qu’au niveau de l’adoption par les utilisateurs pour enfin parvenir au but final : vous permettre de vous consacrer davantage à vos cœurs de mission.
