Comment bien exploiter les résultats de l’entretien annuel ?

L’entretien annuel, aussi appelé entretien d’évaluation, de performance ou encore entretien d’évolution est un rendez-vous incontournable du début de l’année entre le manager et ses collaborateurs. L’occasion d’évaluer les compétences professionnelles du salarié, d’identifier ses points forts, ceux à améliorer et de fixer des objectifs pour l’année à venir.
Toutefois en pratique, l’entretien annuel est parfois vécu comme une formalité administrative et les données recueillies restent insuffisamment utilisées. Aujourd’hui, nous vous expliquons pourquoi et comment exploiter les résultats de l’entretien annuel de manière efficiente.

Le cadre légal

Avant toute chose, il est essentiel de prendre connaissance du cadre légal qui régit l’entretien annuel, le recueil et l’exploitation de ses données.
Les juges reconnaissent à l’employeur le droit de pratiquer des évaluations de ses collaborateurs, en vertu de son pouvoir de direction. En revanche, les collaborateurs doivent être informés en amont des techniques et méthodes d’évaluation utilisées (Article L.1222-3 du Code du travail).
En ce qui concerne le recueil et l’exploitation des données, la CNIL s’est exprimée sur les catégories de données qui peuvent être légitimement collectées au cours de l’entretien annuel. Ainsi, nous pouvons relever les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie, telles que :

• La date de l’entretien annuel
• L’identité du chargé d’entretien annuel et du collaborateur
• Les niveaux d’atteinte des compétences et objectifs fixés
• Les aptitudes professionnelles ainsi que les souhaits d’évolution

Au titre du RGPD, il est nécessaire d’informer les collaborateurs en amont de la collecte de leurs données, sur leur finalité et leur durée de conservation. De plus, les coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) devront être communiquées aux collaborateurs concernés. Enfin, les données recueillies sont confidentielles, seules certaines personnes devront pouvoir les consulter : le salarié concerné et son chargé d’entretien ainsi que le service RH, au titre de ses fonctions.

Comment récolter et exploiter les données facilement ?

Gérer une campagne d’entretiens sur Excel ou sur papier est une démarche longue et fastidieuse. Par ailleurs, elle ne permet pas une centralisation et une exploitation des données simple et efficace. Ainsi, nous vous préconisons de recourir à un SIRH pour piloter vos campagnes d’entretiens. En effet, le SIRH permet un traitement automatique et collectif des données recueillies. Grâce à la digitalisation de vos entretiens :

• Collaborateurs et chargés d’entretiens complètent leur support d’entretien en ligne
• Vous visualisez en temps réel l’état d’avancement de votre campagne
• Les informations essentielles sur chacun de vos collaborateurs sont centralisées et mises à jour automatiquement : fonction, date du dernier entretien, formations, compétences, objectifs, parcours professionnel…

A l’issue des campagnes, les données sont exportables au format Excel ce qui vous permet de les exploiter simplement. Ainsi, vous pourrez aisément mettre en lumière différents indicateurs tels que les taux d’atteinte des objectifs, les niveaux de compétences, les degrés d’engagement, etc.
De plus, l’entretien annuel étant étroitement lié à l’évaluation des compétences et des objectifs professionnels, il est pertinent de recourir à un SIRH complet sur ces différents aspects. En effet, cela permettra à vos collaborateurs et à leurs managers d’évaluer chaque compétence et objectif fixé en amont de l’entretien. De plus, ils pourront alimenter leur interface pendant ou à l’issue de l’entretien. Les données que vous recueillerez seront donc enrichies.
Enfin, petite astuce : intégrez des questions fermées (Oui/non) et des questions à choix multiples dans votre trame. Celles-ci se prêtent davantage à l’analyse de données.