Comment bien exploiter les résultats de l’entretien annuel ?

Comment bien exploiter les résultats de l’entretien annuel ?

L’entretien annuel, aussi appelé entretien d’évaluation, de performance ou encore entretien d’évolution est un rendez-vous incontournable du début de l’année entre le manager et ses collaborateurs. L’occasion d’évaluer les compétences professionnelles du salarié, d’identifier ses points forts, ceux à améliorer et de fixer des objectifs pour l’année à venir.
Toutefois en pratique, l’entretien annuel est parfois vécu comme une formalité administrative et les données recueillies restent insuffisamment utilisées. Aujourd’hui, nous vous expliquons pourquoi et comment exploiter les résultats de l’entretien annuel de manière efficiente.

Le cadre légal

Avant toute chose, il est essentiel de prendre connaissance du cadre légal qui régit l’entretien annuel, le recueil et l’exploitation de ses données.
Les juges reconnaissent à l’employeur le droit de pratiquer des évaluations de ses collaborateurs, en vertu de son pouvoir de direction. En revanche, les collaborateurs doivent être informés en amont des techniques et méthodes d’évaluation utilisées (Article L.1222-3 du Code du travail).
En ce qui concerne le recueil et l’exploitation des données, la CNIL s’est exprimée sur les catégories de données qui peuvent être légitimement collectées au cours de l’entretien annuel. Ainsi, nous pouvons relever les données pertinentes au regard de la finalité poursuivie, telles que :
La date de l’entretien annuel
L’identité du chargé d’entretien annuel et du collaborateur
Les niveaux d’atteinte des compétences et objectifs fixés
Les aptitudes professionnelles ainsi que les souhaits d’évolution
Au titre du RGPD, il est nécessaire d’informer les collaborateurs en amont de la collecte de leurs données, sur leur finalité et leur durée de conservation. De plus, les coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPO) devront être communiquées aux collaborateurs concernés. Enfin, les données recueillies sont confidentielles, seules certaines personnes devront pouvoir les consulter : le salarié concerné et son chargé d’entretien ainsi que le service RH, au titre de ses fonctions.

Comment récolter et exploiter les données facilement ?

Gérer une campagne d’entretiens sur Excel ou sur papier est une démarche longue et fastidieuse. Par ailleurs, elle ne permet pas une centralisation et une exploitation des données simple et efficace. Ainsi, nous vous préconisons de recourir à un SIRH pour piloter vos campagnes d’entretiens. En effet, le SIRH permet un traitement automatique et collectif des données recueillies. Grâce à la digitalisation de vos entretiens :
Collaborateurs et chargés d’entretiens complètent leur support d’entretien en ligne
Vous visualisez en temps réel l’état d’avancement de votre campagne
Les informations essentielles sur chacun de vos collaborateurs sont centralisées et mises à jour automatiquement : fonction, date du dernier entretien, formations, compétences, objectifs, parcours professionnel…
A l’issue des campagnes, les données sont exportables au format Excel ce qui vous permet de les exploiter simplement. Ainsi, vous pourrez aisément mettre en lumière différents indicateurs tels que les taux d’atteinte des objectifs, les niveaux de compétences, les degrés d’engagement, etc.
De plus, l’entretien annuel étant étroitement lié à l’évaluation des compétences et des objectifs professionnels, il est pertinent de recourir à un SIRH complet sur ces différents aspects. Cela permettra à vos collaborateurs et à leurs managers d’évaluer chaque compétence et objectif fixé en amont de l’entretien. De plus, ils pourront alimenter leur interface pendant ou à l’issue de l’entretien. Les données que vous recueillerez seront donc enrichies.
Enfin, petite astuce : intégrez des questions fermées (Oui/non) et des questions à choix multiples dans votre trame. Celles-ci se prêtent davantage à l’analyse de données.

Entretiens professionnels récapitulatifs

Pourquoi exploiter les résultats de l’entretien annuel ?

L’exploitation des résultats de l’entretien annuel permet de :

1. Bâtir votre plan de développement des compétences

Au cours de l’entretien annuel, vos collaborateurs sont susceptibles d’exprimer des besoins en formation. Dans le cas contraire, les chargés d’entretien identifierons les compétences pour lesquelles les collaborateurs sont en deçà du niveau attendu et auront donc besoin d’une formation pour se mettre à niveau. Enfin, l’entretien annuel permet également d’identifier des facteurs d’évolution d’un poste de travail. Tant d’informations qui vous serviront à construire un plan de développement des compétences, en adéquation avec vos problématiques terrain.

2. Mettre à jour votre référentiel de compétences

L’entretien annuel est le moment idéal pour mettre en lumière l’émergence de nouvelles compétences nécessaires à une fonction. Toutefois, il est préférable de se doter d’un SIRH dédié à la gestion des compétences, afin de disposer d’une cartographie fidèle à la réalité en temps réel.

3. Piloter la gestion des carrières

L’entretien annuel permet d’identifier les hauts potentiels de l’entreprise : les collaborateurs ayant des facilités à atteindre et dépasser leurs objectifs, au-delà de ce qui était attendu. Pour fidéliser ces collaborateurs et leur permettre de continuer à progresser tout en étant challengés, des évolutions de poste sont à envisager. Pour ceux dont l’entretien annuel s’est moins bien déroulé, qui rencontrent des difficultés ou encore une lassitude vis-à-vis de leur poste de travail, une proposition de mobilité ou de reconversion doit être à considérer

4. Conduire la politique de rémunération

Dans certaines entreprises, l’entretien annuel est le moment pour le collaborateur de renégocier son salaire en s’appuyant sur ses résultats. Il est important de récompenser les collaborateurs pour l’atteinte de leurs objectifs, par le biais de primes individuelles ou encore grâce à une part de rémunération variable indexée sur un élément mesurable (ex : % d’augmentation du CA, nombre de contrats signés, etc.). Un logiciel dédié à la gestion et à la pondération des objectifs peut vous permettre de calculer aisément les parts de rémunération variables attribuées à vos équipes.

5. Mesurer le climat social

En intégrant certaines questions relatives à la Qualité de Vie au Travail dans votre trame d’entretien annuel, vous pourrez identifier certains indicateurs de mesure du climat social: degré d’engagement et d’épanouissement, niveau de coopération, appréciation de l’ambiance générale, etc.

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