Les erreurs fréquentes dans LA GESTION DES HABILITATIONS (et comment les éviter)
Introduction
Pour une entreprise qui espère à la fois garantir sa conformité légale, maîtriser la sécurité de ses employés et développer son efficacité opérationnelle, l’indicateur clé à monitorer est la gestion des habilitations. Toutefois, un projet aussi vaste et complexe que celui-ci est par nature amené à rencontrer les écueils existant au sein de l’entreprise. Qu’il s’agisse de difficultés d’organisation ou d’erreurs d’appréciation, ces freins peuvent survenir à chaque étape et mettre sérieusement en péril le projet dans son ensemble. Alors afin de vous aider à y voir plus clair, cet article va mettre en évidence les erreurs fréquentes dans la gestion des habilitations, et nous vous proposerons des solutions concrètes pour les éviter.Erreur 1 : Compter sur l’auto-gestion des habilitations
Dans de nombreuses entreprises aujourd’hui encore, la gestion des habilitations repose sur des pratiques informelles ou improvisées, que ce soit parce que l’activité est trop importante pour y consacrer du temps ou des effectifs, ou bien « parce que l’on a toujours fait comme ça » et qu’en l’absence de conséquences, on ne compte pas agir autrement. Ces conséquences, pourtant, sont indiscutables. Perte des informations, disparité de fonctionnement entre les services, impact financier aléatoire, et absence de suivi centralisé rendant impossible toute tentative de gestion et d’anticipation à l’échelle de l’entreprise. La solution pour éviter de subir ces difficultés est toute trouvée : mettre en place un processus standardisé qui permette de gérer l’attribution, le suivi et le renouvellement des habilitations. Idéalement, l’usage d’un logiciel RH ou d’un système spécialisé va permettre à la fois la centralisation des informations, mais également l’accès à ces informations par l’ensemble des parties prenantes pour garantir leur implication.Erreur 2 : Penser la délivrance de l’habilitation comme une fin
Dans la plupart des cas, les habilitations ont une durée de validité limitée dans le temps (certificats de sécurité, permis, certifications spécifiques …). Cela signifie qu’en l’absence d’anticipation des échéances de renouvellement, la problématique des habilitations et de leur conformité ne sera pas réglée, mais simplement déplacée dans le temps.
Par exemple, si l’absence de renouvellement d’une habilitation électrique n’est pas notifiée auprès des collaborateurs concernés, vous prenez le risque de voir ces derniers continuer à exercer leur activité. Vient alors s’ajouter à la responsabilité légale le volet de responsabilité pénale si le collaborateur se retrouvait victime du moindre accident.
Pour pallier ce risque, faites en sorte d’utiliser un outil numérique qui automatise les rappels et alerte les responsables avant que les habilitations arrivent à expiration. Si possible, faites le choix d’un logiciel RH qui permette aussi d’utiliser un calendrier centralisé accessible à toutes les personnes impliquées pour vous assurer un suivi rigoureux des échéances.
Erreur 3 : Favoriser l’échelle macro (ou échelle de l’entreprise)
Un risque plus insidieux est celui d’appréhender les habilitations via le prisme de l’entreprise, alors que l’efficacité commande d’analyser en réalité les besoins spécifiques de chaque poste pour éviter les déséquilibres.
Car en fonctionnant avec une vision macro, vous allez mettre en opposition des besoins structurels de l’entreprise avec des réalités du terrain, ce qui peut conduire certains collaborateurs à recevoir des habilitations inutiles (surqualification), tandis que d’autres pourraient ne pas disposer des habilitations essentielles (sous-qualification).
Réussir à surmonter ce biais demande d’effectuer une cartographie précise des compétences et habilitations requises à une échelle de terrain, pour chaque personne qui exerce au sein de votre organisation. Cela implique de collaborer étroitement avec les managers pour évaluer les exigences des postes, et s’assurer que chaque habilitation attribuée correspond aux besoins réels.
Erreur 4 : Croire que les collaborateurs connaissent les enjeux
Les collaborateurs sont avant tout concentrés sur les tâches qu’ils doivent accomplir. Ces tâches sont la raison de leur embauche, et constituent ce qui est attendu d’eux. De fait, ils peuvent ne pas être au courant des habilitations qu’ils doivent obtenir ou des raisons qui justifient leur importance, voire ils peuvent ignorer le concept même d’habilitation. Car l’habilitation étant une capacité légale, elle se distingue de la capacité physique. En ce sens, elle vient séparer le droit de faire de la capacité à faire. Or un collaborateur va se baser sur sa capacité à faire avant tout, puisque c’est la raison d’être concrète de son poste. Sans accompagnement de votre part, il n’est donc pas attendu que le droit de faire, l’habilitation donc, devienne un sujet pour lui. Pour que le collaborateur devienne une vraie aide dans votre gestion des habilitations au lieu de représenter un risque, intégrez des explications claires sur la valeur et la nécessité des habilitations, par exemple dans le cadre de la formation ou des entretiens. Enfin, n’hésitez pas à faire usage d’un logiciel RH de gestion des habilitations qui permettent un accès aux collaborateurs afin de les impliquer directement dans le processus de délivrance et de recyclage.Erreur 5 : S’économiser un outil dédié
La gestion manuelle des habilitations, le plus souvent via des documents Excel ou des fiches papier, est la plus répandue dans les entreprises. Si l’origine de cette façon de faire est logique, car les entreprises ont dû palier au plus pressé lorsque la gestion des habilitations est devenue un sujet légal, la maintenir à l’ordre du jour est en revanche une erreur stratégique majeure. En effet, ce procédé est non seulement chronophage, mais aussi à l’origine de nombreuses erreurs humaines. Il n’implique pas nécessairement l’ensemble des parties, ne permet aucunement la centralisation des informations, et le plus souvent n’est pas mis en lien avec les autres sujets RH de l’entreprise tels que la gestion des formations et des compétences. Pour y remédier, la solution efficace entre toutes est de choisir ou migrer vers un logiciel RH dont au moins l’une des composantes est dédiée à la gestion des habilitations. Dans le meilleur des cas, cet outil permettra une gestion en lien avec les autres domaines RH afin de permettre une centralisation des données, l’automatisation des rappels et la génération de rapports détaillés sur l’état des habilitations.Erreur 6 : Oublier que la loi évolue constamment
La France est le pays des lois par excellence. Les normes, les décrets, les réglementations évoluent sans cesse, d’autant plus dans les secteurs réglementés comme la santé, la sécurité ou l’industrie qui sont les principaux concernés par la gestion des habilitations. Cette dernière erreur consiste ici pour l’entreprise à mettre en œuvre des efforts financiers et logistiques pour se hisser au niveau exigé par la loi en matière d’habilitation, mais sans se laisser de porte ouverte pour les aménagements futurs. Or pour assurer cette pérennité de l’effort initial, vous pouvez bien sûr mettre en place une veille réglementaire pour rester informé des changements de lois et de normes, mais il apparaît comme plus efficace encore de travailler avec un logiciel lui-même capable de vous informer de ces changements réglementaires, tout en offrant une architecture adaptable qui lui permette d’y répondre favorablement sans que vous n’ayez à repenser en permanence l’ensemble de vos process.Conclusion : les erreurs fréquentes dans la gestion des habilitations (et comment les éviter)
Nous l’avons vu, la gestion des habilitations est bien plus qu’une formalité administrative comme il en existe tant : elle joue un rôle crucial à la fois dans votre conformité à la législation, et dans la sécurité de vos collaborateurs. Ceci en tête, assurez-vous de ne pas porter ce projet sur vos seules épaules. L’intégration des collaborateurs et des managers dans le workflow vous permettra en effet d’impliquer toutes les forces vives concernées de l’entreprise. Enfin, n’oubliez pas que la façon la plus simple d’éviter les erreurs fréquentes listées dans cet article reste d’adopter des solutions concrètes, en tête desquelles figure la mise en place d’un logiciel RH dédié au sujet.
