Comment digitaliser la gestion de ses habilitations ?
Pour les entreprises dont l’activité nécessite des collaborateurs dûment habilités, la gestion de ces habilitations est une composante cruciale. En effet, ce sont bien les capacités à identifier, à maintenir et à développer les habilitations nécessaires qui forment le succès organisationnel de ces entreprises.
Cet article va donc s’atteler à expliquer les tenants et les aboutissants de la digitalisation des habilitations RH, ainsi que les méthodes à adopter pour en réussir l’intégration à long terme.
L'importance de la gestion des habilitations au travers de la formation
La bonne gestion des habilitations assure que les employés disposent à la fois des certifications et des autorisations requises pour exercer leurs fonctions, mais également des compétences adéquates pour y parvenir.
Ainsi, il n’est pas envisageable de considérer l’habilitation comme une simple question de droit, mais comme l’association d’un droit et d’une capacité : le collaborateur sait effectuer la tâche, et il a le droit de l’effectuer.
Or la manière la plus simple et efficace de procéder à l’acquisition ou au maintien de ces deux facteurs est de passer par la formation. L’entreprise se trouvant d’ores et déjà impliquée dans la mise en place d’un plan de développement des compétences, inclure dans ce plan les composantes liées aux habilitations va permettre de mutualiser les suivis.
L'intégration : un maillon fort entre compétences et habilitations
Intégrer la gestion des habilitations dans le plan de formation crée une synergie totale entre l’acquisition de la compétence et son droit d’usage. Cela signifie que chaque programme de formation doit être envisagé en tenant compte des habilitations spécifiques requises par les fonctions concernées.
Par exemple, une formation technique habituellement sollicitée dans l’unique but de maintenir l’employabilité des collaborateurs peut être associée au processus d’habilitation de sécurité, de telle sorte qu’un collaborateur suivant cette unique formation en retire les bénéfices à la fois sur le tableau de la compétence pure et sur celui de l’habilitation à l’exercer.
Cette approche intégrée garantit que les employés ne sont pas seulement formés, mais qu’ils sont également prêts à mettre en pratique leurs compétences de manière sécurisée, en conformité avec les normes de l’entreprise ainsi qu’avec la législation, et ce sans développer de gestion spécifique séparée.
La digitalisation pour une gestion agile des habilitations
Digitaliser la gestion des habilitations va au-delà de la simple conversion des processus papier en formats numériques. Cela implique de structurer des processus de suivi et de délivrance, d’attribuer des rôles fixes et clairement définis, ainsi que la mise en place d’analyse prédictive pour anticiper les besoins en habilitations.
Les logiciels RH efficaces offrent des tableaux de bord en temps réel, permettant aux responsables RH de suivre la conformité des habilitations et d’identifier les lacunes potentielles sur les périmètres de leur choix, tout en liant cette gestion à celle, dématérialisée également, de la formation.
En intégrant et structurant ces éléments, les entreprises peuvent mettre en œuvre une gestion des habilitations agile et pérenne et ce même dans une société en permanente évolution législative.
Les avantages concrets
Intégrer et digitaliser la gestion des habilitations dans le plan de formation apporte des avantages substantiels : la conformité réglementaire de l’entreprise est assurée dans le temps, les risques opérationnels liés aux collaborateurs sont drastiquement réduits, et le plan de formation gagne un second souffle en termes d’efficacité et de mutualisation des coûts.
De plus, les collaborateurs bénéficient d’une expérience de formation pertinente qui s’apparente à de la personnalisation, adaptée à leurs habilitations actuelles et futures au regard de leur poste, ce qui favorise l’engagement et renforce la motivation à développer continuellement les compétences.
Conclusion : à retenir sur l'article "Comment digitaliser la gestion de ses habilitations ?"
En conclusion, les entreprises qui adoptent cette synergie entre gestion des habilitations et plan de formation font un choix qui va bien au-delà de la simple conformité comme moteur de l’efficacité organisationnelle.
La gestion des habilitations s’impose en réalité comme une pièce maîtresse de la stratégie globale de gestion des talents et de développement des compétences, tant pour la réussite immédiate que future de l’entreprise. Ainsi, investir dans l’outil adéquat pour déployer et piloter cette gestion devrait logiquement figurer en tête de liste des objectifs des départements RH qui souhaitent ajouter de la valeur à leur travail.
