Pourquoi et comment bien digitaliser les habilitations ?
Qu’est-ce qu’une habilitation ?
La CNCP (Commission Nationale de la Certification Professionnelle) définit l’habilitation comme : « une attestation matérialisée par un document sanctionnant une maîtrise professionnelle et faisant suite à un processus de vérification de celle-ci ».
En pratique, il s’agit d’une autorisation légale qui atteste de la capacité du collaborateur à accomplir en toute sécurité une activité et/ou des missions spécifiques.
Généralement, l’habilitation a une durée de vie déterminée. Ainsi, à l’issue de cette durée, le collaborateur se remet à niveau par le biais d’un recyclage d’habilitation.
Quelques exemples d’habilitations : Habilitations électriques – Sauveteur Secouriste au Travail (SST) – Autorisation d’intervention à proximité des réseaux (AIPR)
Quel est l’objectif d’une habilitation ?
L’habilitation permet de s’assurer que le collaborateur soit apte à exercer ses missions en toute sécurité. De plus, les formations que le collaborateur doit suivre pour obtenir une habilitation sont en lien direct avec son environnement de travail. Elles sont également adaptées à la nature des interventions qu’il doit effectuer. Autrement dit, être à jour sur les habilitations des collaborateurs de l’entreprise permet de réduire les risques d’accidents du travail.
Pourquoi digitaliser votre gestion des habilitations ?
Gérer et suivre toutes les habilitations de l’entreprise n’est pas toujours facile. La difficulté s’accentue lorsque vos collaborateurs doivent obtenir des habilitations variées, avec des dates d’échéances différentes.
Avec une gestion manuelle des habilitations, vous risquez de manquer leur renouvellement. Admettons qu’un collaborateur non habilité ait un accident du travail. D’abord, les conséquences pour le collaborateur peuvent être graves, ensuite, la responsabilité de l’employeur peut être engagée. Selon l’article L.4121-1 du Code du travail : « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Cette responsabilité se traduit notamment par des actions de formation et par la mise en œuvre d’une organisation et de moyens adaptés.
Ainsi, en cas d’investigation, il est primordial d’être à jour sur les habilitations des collaborateurs. Vous devez également pouvoir présenter un justificatif aux services de contrôle de l’administration. Il est donc nécessaire de conserver une trace des processus d’obtention des habilitations. Par conséquent, veillez à conserver un historique des formations réalisées et des supports pédagogiques utilisés. Toutefois, garder une traçabilité de documents variés, matérialisés ou non est parfois un véritable casse-tête.
Les avantages de la digitalisation :
- Centralisez l’ensemble des habilitations de votre organisation au sein d’une interface unique et cartographiez les habilitations par fonction.
- Anticipez les recyclages de vos habilitations : filtrez-les par date d’expiration et soyez alertés en amont.
- Attribuez des responsabilités aux différents acteurs en charge des habilitations. Ainsi, ils géreront le suivi, le contrôle et la délivrance des habilitations directement dans l’outil.
- Impliquez vos collaborateurs et responsabilisez-les dans l’obtention de leurs habilitations grâce à des processus d’acquisition ludiques.
- Sécurisez vos processus d’obtention d’habilitations et soumettez leur délivrance à un processus digitalisé, complet et vérifié.
- Réduisez le risque de perte d’informations et d’erreurs liées à la multiplication des supports.
Comment digitaliser votre gestion des habilitations ?
D’abord, nous vous conseillons d’opter pour un SIRH dédié spécifiquement à la gestion des habilitations. Une dimension collaborative vous permettra d’impliquer l’ensemble des parties prenantes. Voici quelques étapes pour réussir votre projet de digitalisation :
- Recensez l’ensemble des habilitations de votre organisation et répartissez-les par fonction.
- Déterminez les rôles et attributions de chaque partie prenante. Vous pouvez par exemple nommer un spécialiste d’habilitations dont le rôle sera d’évaluer le collaborateur dans le cadre du processus d’obtention de l’habilitation ; un responsable en charge du suivi administratif et un superviseur en capacité de délivrer l’habilitation. Logitio propose des interfaces dédiées à chacun de ces profils.
- Définissez un processus d’acquisition par étape pour chaque habilitation. Une étape est constituée d’une formation théorique ou pratique ou encore d’une mise en situation.
- N’oubliez pas de renseigner la durée de validité de chaque habilitation afin d’anticiper vos recyclages.
- Communiquez auprès de vos collaborateurs sur votre nouvel outil et accompagnez-les dans son utilisation.
Besoin d’un outil et d’un accompagnement pour mettre en œuvre la digitalisation de vos habilitations ?
